DÉFIS

Toyota applique une réglementation stricte en matière de gestion des informations confidentielles en tout lieu, y compris dans son siège central, ses filiales et ses usines. La communication efficace depuis un lieu distant peut s'avérer difficile pour les employés et sous-traitants de Toyota.

 

Toyota Motor Corporation (Toyota) bénéficie de 80 ans d'expérience en tant qu'entreprise automobile de Toyota Industries Corporation, un fabricant de machines textiles. Aujourd'hui, « TOYOTA » est connu comme l'un des principaux fabricants automobiles au monde. Son siège se trouve à Toyota, la ville de l'entreprise. Toyota possède de nombreux sites de R&D, de production et de vente à travers le monde.

L'enjeu

Le personnel d'ingénierie de production et de production de Toyota supervise l'installation des nouvelles lignes de montage et la maintenance des lignes de montage et bâtiments existants dans le monde. Ce travail est généralement assuré par le personnel et les sous-traitants locaux de Toyota. Les départements qui surveillent les opérations dans ces usines à travers le monde doivent visiter chaque site afin de s'assurer que le travail est effectué de manière adéquate et sûre.

Si une machine présente un problème sur un site, les sous-traitants ne peuvent pas prendre de décisions pour le résoudre seuls en raison des conditions potentiellement dangereuses. Un collaborateur de Toyota doit donc faire le déplacement dans un lieu distant pour examiner le problème. Dans certains cas, un responsable de plus haut niveau provenant du siège central de Toyota doit à son tour se rendre sur place pour évaluer le problème et prendre une décision finale quant à sa résolution. Il est parfois très difficile pour un employé de se rendre sur le site de l'usine, car la construction advient généralement pendant les heures de fermeture de l'usine et pendant les vacances.

Étant donné que Toyota applique une réglementation stricte à la gestion des informations confidentielles en tout lieu, y compris dans son siège central, ses filiales et ses usines, la communication à distance peut poser problème pour ses employés et sous-traitants. « Les permissions de sécurité basées sur la confirmation in situ sont une partie intégrante de notre processus », explique Mme Aya Miyazaki, du département Powertrain Production Engineering Planning. Il est strictement interdit d'utiliser des caméras, dispositifs et logiciels susceptibles de violer la sécurité des informations. Si ces mesures sont nécessaires pour préserver la sécurité des informations, l'impossibilité d'enregistrer des informations librement rend souvent les processus inefficaces.

La solution

Mme Miyazaki et ses collègues ont découvert Vuforia Chalk de PTC alors qu'elles cherchaient une solution logicielle capable de maintenir une communication sécurisée tout en respectant les restrictions des informations. Vuforia Chalk est un simple outil d'assistance à distance qui connecte les experts et les travailleurs tant au sein de leur organisation qu'à l'extérieur via un téléphone mobile ou une tablette. Vuforia Chalk combine la vidéo en direct, le son et la possibilité pour chaque participant d'ajouter des annotations numériques sur une vue partagée en direct, permettant ainsi la collaboration visuelle et la résolution des problèmes en temps réel.

L'impact

Grâce à Chalk, les sous-traitants parviennent à relever des défis complexes ou inédits avec l'aide d'un expert, au moment et au lieu requis. L'entreprise a opté pour Chalk en raison de sa convivialité et de ses fonctionnalités de contrôle de la sécurité.

« Pour compléter la connectivité sécurisée de Vuforia, PTC a personnalisé l'outil afin d'empêcher la sauvegarde des données sur iPad ou iPhone. Ces capacités ont contribué à faire respecter nos normes de sécurité des informations internes », déclare Mme Miyazaki. Les iPads sur lesquels Vuforia Chalk est pré-installé sont distribués à toutes les filiales. Les filiales prêtent leurs dispositifs aux sous-traitants en vue de leur utilisation.

M. Yusuke Nohara, spécialiste de l'unité de développement et d'expérimentation du département Manufacturing Development and PJT Promotion, a découvert Chalk via une annonce interne de Toyota qui suscita vivement son intérêt pour le produit en vue d'une utilisation personnelle. Après avoir contacté Mme Miyazaki pour une démonstration, il a commencé à utiliser Chalk dans sa propre organisation.

M. Nohara se dit ravi de pouvoir partager la même vue qu'un sous-traitant rejoignant la séance à distance. Cela lui permet de communiquer avec deux personnes à la fois en regardant le même objet. « En cas d'erreur sur une machine, par exemple, je leur demande simplement d'entourer la zone concernée et je vois alors apparaître le cercle à l'écran. Si je veux leur donner une instruction spécifique, je peux la dessiner sur l'écran. C'est très pratique » explique M. Nohara.

Cela peut paraître simple, mais l'impact de ce type de technologie et de communication est considérable. Les informations sont désormais communiquées plus efficacement qu'avec les appels téléphoniques. « Par le passé, les responsables sectoriels devaient faire quatre déplacements par mois pour donner des permissions de sécurité sur place, chaque déplacement prenant 4 heures. Aujourd'hui nous pouvons éviter cela, et c'est une véritable amélioration », déclare M. Nohara.

« Par exemple, lorsqu'il a fallu mesurer une machine de grande hauteur, trois personnes ont dû passer plus d'une journée pour compléter la tâche, car une machine aussi élevée peut uniquement être mesurée par un technicien habilité qui monte sur celle-ci et en descend plusieurs fois. Toute erreur de mesure exigerait une reprise », déclare M. Nohara. Mais avec Vuforia Chalk, le technicien peut utiliser son téléphone mobile pour partager sa vue de la machine avec une personne au siège central, qui peut à son tour donner des instructions au technicien sur place. Un seul technicien suffit sur le site, et le temps nécessaire pour effectuer les mesures peut être réduit considérablement.

Vuforia Chalk aide les employés à communiquer tant entre équipes situées dans des lieux différents qu'entre employés se trouvant dans un même bâtiment. Avant le déploiement de cet outil, le personnel avait souvent du mal à donner des instructions verbales sans image ou vidéo. « Lorsque j'envoyais quelqu'un prendre une pièce mais qu'il/elle revenait avec la mauvaise, je devais le/la renvoyer chercher la bonne pièce. S'il/elle n'avait pas bien compris la description verbale, il/elle revenait une nouvelle fois avec la mauvaise pièce. Je suis content que ce problème puisse être éliminé », déclare M. Nohara.

Dans l'ensemble, Vuforia Chalk a su répondre au besoin de Toyota d'améliorer la sécurité et la communication sur ses sites de production, tout en découvrant des cas-utilisation de l'outil supplémentaires dans d'autres départements.

Les permissions de sécurité basées sur la confirmation sur site sont une partie fondamentale de nos processus

~ Mme Aya Miyazaki - Département Powertrain Production Engineering Planning de Toyota