Excel から PDM ソリューションへの移行: その理由と方法

エンジニアやプロダクトマネージャーであれば、製品データの保存、整理、共有に Excel を使用した経験があるのではないでしょうか。Excel は高性能かつ汎用的なツールで、大量のデータや計算を処理できます。しかし、プロジェクトの規模が大きくなり、複雑さが増してくると、Excel ではエンジニアリングデータの管理に限界を感じるようになります。

本稿では、製品データ管理 (PDM) に Excel を使用する際の課題を明らかにし、PDM ソリューションがそれらの課題に有効な理由と、簡単な手順で Excel から PDM ソリューションにデータを移行する方法をご紹介します。

製品データ管理とは

PDM は、設計仕様、図面、モデル、BOM（部品表）、文書、改訂、ワークフローなど、製品に関連するあらゆるデータを収集、保存、整理、管理するプロセスです。PDM により、エンジニアリングチームのコラボレーションやコミュニケーションが可能になり、業務をより効果的かつ効率的に調整できるようになります。

PDM ソリューションはあらゆるデータに一元的でセキュアなリポジトリを提供し、ユーザーはアクセス、編集のほか、チームメンバーや関係者との共有も可能です。PDM ソリューションはまた、バージョン管理、変更管理、承認ワークフロー、レポート作成などのデータ管理プロセスを自動化し、合理化します。

製品データ管理に Excel が不向きである理由

Excel はデータを分析し操作するための優れたツールですが、製品データ管理には向いていません。Excel が PDM に向いていない主な理由は次のとおりです。

セキュリティが不十分で、制御しにくい

Excel ファイルは簡単にコピー、修正、削除できるため、データの消失、破損、不正アクセスにつながる可能性があります。Excel には監査証跡やバージョン履歴がなく、誰が何をいつ変更したかわからないため、問題の追跡や解決が難しいといえます。また、ファイルの暗号化やパスワード保護に対応していないため、データプライバシーやセキュリティの侵害を招くおそれもあります。

コラボレーションとコミュニケーションが難しい

Excel ファイルは同時編集や共有に向いておらず、複数のユーザーが同じファイルで作業する場合、矛盾やエラーが非常に生じやすくなります。Excel はリアルタイムのコラボレーションや通知機能には対応していないため、必要なコミュニケーションや調整が妨げられます。また、CAD（コンピューター支援設計）、ERP（エンタープライズ リソースプラニング）、クラウドサービスなどほかのツールとの連携が弱く、データのアクセス性や相互運用性が制限されます。

拡張性とパフォーマンスが低い

Excel ファイルは、製品データが増えるとサイズが大きく、複雑になります。これがシステムの負担となり、生産性の低下を招きます。Excel はデータ検証や品質チェックには対応していないため、正確でないデータや一貫性のないデータを見つけるのは至難の業です。さらに、時間と労力の大幅な節約に役立つ、自動化や最適化の機能（ワークフロー、ルール、テンプレートなど）にも対応していません。

PDM ソリューションが Excel の課題の克服に役立つ理由

製品データを管理するうえで、PDM ソリューションには Excel にはない数多くのメリットがあります。以下に例をあげます。

高度なセキュリティを備えており、制御しやすい

PDM ソリューションでは、製品データをセキュアかつ制御された環境で管理し、さまざまなユーザーやグループのアクセス権、役割、アクセスレベルを設定できます。PDM ソリューションは暗号化やパスワード保護に対応しているため、データプライバシーやセキュリティを確保できます。PDM ソリューションではまた、すべてのデータの変更やアクティビティに関する監査証跡や履歴が維持されるため、設計変更の管理や問題のトラブルシューティングが行いやすくなります。

コラボレーションとコミュニケーションの向上

PDM ソリューションでは、製品データをチームメンバーや関係者とリアルタイムに共有し、編集できます。PDM ソリューションは、コメント、チャット、アラート、リマインダーなどの通知機能によるコラボレーションやコミュニケーションに対応しています。また、CAD、ERP、クラウドサービスなどほかのツールやプラットフォームとの連携が強く、データのアクセス性や相互運用性が向上します。

拡張性とパフォーマンスの向上

PDM ソリューションでは、製品データが大きく複雑でも問題にはならず、スピードやパフォーマンスを損なうことなくデータを処理できます。PDM ソリューションはまた、データ検証や品質チェックに対応しているため、データの一貫性や正確性を担保できます。自動化や最適化機能にも対応しています。たとえば、Windchill ではテンプレートやワークフローが事前構築されており、時間と労力を省くことができます。

SaaS (Software as a Service) 型 PDM

業界をリードする PDM ソリューションには、SaaS (Software as a Service) で提供されるものもあります。Windchill の SaaS バージョンである Windchill+ では、ユーザーが希望する新機能を迅速に組み込み、提供できます。このような導入環境からも、アクセス性、セキュリティ、コラボレーション、拡張性などの上述のメリットが得られるため、効果が倍増します。

Excel から PDM ソリューションにデータを移行する方法

製品データ管理に Excel ではなく、PDM ソリューションを使用するメリットはたくさんあります。現在 Excel で製品データを管理している場合、データをどのようにして PDM ソリューションに移行すればよいのでしょうか。

データの準備

データを移行するには、そのための準備が必要です。データの整列、整理、標準化を行い、重複、エラー、不一致を取り除きます。データ構造（フィールド、属性、関係など）を定義し、PDM ソリューションの対応する要素にマッピングする必要もあります。

PDM ソリューションの選択

次に、自社のニーズや好みに合った PDM ソリューションを選択します。市場には多くの PDM ソリューションがあり、それぞれ特徴や機能、価格が異なります。さまざまなオプションを比較、評価し、自社に最も適したソリューションを判断しましょう。PDM ソリューションを検討する際は、CAD、ERP、クラウドサービスなど、既存のツールやプラットフォームとの互換性や統合機能があるかどうかも確認します。

データのインポート

PDM ソリューションを選択したら、Excel からデータをインポートします。PDM ソリューションやデータ形式によって、手動または自動で実行します。一部の PDM ソリューションでは、包括的な概要や組み込みのインポートツールを提供し、プロセスをサポートしています。外部ツールやスクリプトが必要な場合もあります。データを正しく完全に移行するには、PDM ソリューションの指示や仕様に従うことが重要です。

データの検証

データをインポートしたら、PDM ソリューションでデータの正確性を検証しましょう。エラー、不一致、データの消失を確認し、可能な限り迅速に解決します。データの機能やパフォーマンス（計算、ワークフロー、レポートなど）をテストおよび検証し、正常に動作することを確認します。

ユーザーのトレーニング

最後に、PDM ソリューションとその機能を使用する方法について、ユーザーをトレーニングする必要があります。ユーザーが操作に慣れ、新しいシステムを使いこなせるように、必要な文書、チュートリアル、サポートを提供します。問題や懸念に対処できるよう、ユーザーにフィードバックや意見を求めることも忘れずに。

まとめ

Excel から PDM ソリューションへの移行は、多くのエンジニアリングチームにとって賢明で有益な判断です。PDM ソリューションにより、製品データをより効率的かつセキュアに管理し、コラボレーションを強化して、製品データを確実に処理して拡張性とパフォーマンスをサポートできます。

本稿に記載した手順やベストプラクティスに従えば、データを Excel から PDM ソリューションに移行するのは簡単です。Windchill+ なら、レガシーシステムの欠点に簡単に別れを告げ、最新かつ最高峰の SaaS 型 PDM ソリューションを導入し、PLM への拡張に備えることができます。Excel から PDM へのシームレスな移行、迅速な価値創出、業界のベストプラクティスについて詳しくは、PTC のエキスパートにお問い合わせください。