Was ist eine technische Änderungsmitteilung?

Verfasst von: Jeff Zemsky
4/18/2024

Lesezeit: 6 min

Die Dynamik des Wandels auf dem Markt, in der Lieferkette, bei den Vorschriften und in der Technologie ist für diskrete Hersteller heute schneller und komplexer als je zuvor. Nur durch ein effizientes Management dieses Wandels können Hersteller wettbewerbsfähig bleiben. Um ein kohärentes, effektives und effizientes Veränderungsmanagement zu betreiben, sollten Führungskräfte in der Fertigung drei Ziele mit hoher Priorität anstreben: hochgradig skalierbare Veränderungsprozesse, Verbesserungen bei Produktivität und Planung sowie eine Steigerung der Qualität und Zuverlässigkeit der Entscheidungsfindung.

Da die durch diese Prioritäten und die Änderungsdynamik entstehenden Anforderungen bis auf die Produktionsebene durchdringen, sind genaue und umsetzbare Änderungsdokumentationsprozesse von entscheidender Bedeutung. Die Änderungsmitteilung (Engineering Change Notice, ECN) dokumentiert den Beginn des Änderungsmanagementprozesses und legt damit den Grundstein für erfolgreiche Ergebnisse im hergestellten Produkt.

Was ist eine technische Änderungsmitteilung (Engineering Change Notice)?

Die ECN, die in der Regel von der Konstruktionsabteilung erstellt wird, ist ein Dokument, in dem vorgeschlagene Änderungen an der Konstruktion oder der Herstellung eines Produkts oder eine Aktualisierung der Herstellungsprozesse selbst festgehalten und detailliert beschrieben werden. Es wird in der Regel als Antwort auf eine Änderungsanforderung (oder ECR) ausgestellt.

Was sind die wichtigsten Elemente einer Änderungsmitteilung?

Wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf das ECN als Zwischenschritt des Änderungsmanagements "zwischen" dem ECR und dem Änderungsauftrag (oder ECO) lenken, sind in der Regel vier Komponenten in einem effektiven ECN enthalten.

Beschreibung der Änderung

Sobald ein Problem oder eine Chance erkannt ist, werden die "Symptome" klar dokumentiert, von den zuständigen Mitarbeitern bewertet und eine formelle Entscheidung darüber getroffen, ob die Symptome untersucht oder die vorgeschlagene Verbesserung erforscht werden soll. Durch die Untersuchung der dokumentierten Probleme wird die Grundursache ermittelt. Diese Arbeit umfasst die Identifizierung relevanter Konstruktionsänderungen, Teile oder Dokumente.

Begleitende Dokumente

Diese Schlüsseldokumente werden dann zusammengefasst, um den betroffenen Interessengruppen die Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung bestmöglich zu vermitteln. Zeichnungen, CAD-Dateien, Arbeitsanweisungen, Kosten- und Ressourcenanalysen und vieles mehr werden aus der ECR-Phase übernommen und entsprechend der bis dahin gesammelten Erkenntnisse und Inputs ergänzt.

Automatisierung von Arbeitsabläufen

Die Abbildung und Automatisierung der vom ECN definierten (oder neu definierten) Arbeitsabläufe ist von entscheidender Bedeutung, um den ECO und den anschließenden Genehmigungsprozess richtig zu informieren. Der neue Workflow umfasst alle kritischen Elemente des Produktionsprozesses - Mitarbeiter, ihre Aufgaben, erforderliche Entscheidungspunkte und Genehmigungen sowie den Prozessstatus und die Historie. Die genaue Implementierung in dieser Phase ist ein entscheidender Schritt bei der Verwaltung komplexer Änderungen und der Art und Weise, wie sich diese Änderungen in einer Organisation ausbreiten.

Konfiguration ändern

Die ordnungsgemäße Konfiguration aller Änderungen, die sich aus diesem ECN-Prozess ergeben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf diejenigen, die sich auf die Workflow-Automatisierung auswirken, ist von grundlegender Bedeutung für die endgültige Ausführung der Änderungen. Eine solide Konfiguration bringt nicht nur das hergestellte Produkt und den Herstellungsprozess dorthin, wo sie sein sollen, und zwar gemäß sorgfältig verwalteten Feedback- und Genehmigungsprozessen, sondern führt auch zu positiven Geschäftsergebnissen im gesamten Unternehmen.

Was ist der Zweck einer Änderungsmitteilung?

Der Zweck eines ECN besteht darin, die vorgeschlagenen Änderungen allen potenziell betroffenen Interessengruppen innerhalb des Fertigungsunternehmens und gegebenenfalls den Kunden und anderen externen Parteien wie Partnern in der Lieferkette mitzuteilen. Es enthält eine formelle Aufforderung an diese Beteiligten, die Angelegenheit zu prüfen, die vorgeschlagene Änderung zu erwägen, ihre Auswirkungen zu bewerten und entsprechend den Ergebnissen dieser Bewertung zu genehmigen.

In dieser Phase können Abteilungen wie Fertigung, Einkauf, Qualitätskontrolle und sogar Vertrieb und Marketing zusammenarbeiten, um die Gründe und verschiedenen Auswirkungen der vorgeschlagenen Änderung zu prüfen.

Was ist der Unterschied zwischen ECN und ECO?

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen der ECN und dem darauf folgenden Dokument im Änderungsmanagementprozess, der Änderungsanweisung, zu verstehen. Während die ECN die Details des Änderungsantrags festhält (und durch ihre Ausstellung die Argumentation des ECR teilweise bestätigt) und ihn zur Überprüfung und Rückmeldung an die Beteiligten weiterleitet, wird ein Änderungsauftrag ausgestellt, wenn der Inhalt der ECN genehmigt wurde.

Der Änderungsauftrag enthält die formale Erlaubnis, die durch die ECN initiierte Änderung durchzuführen, und enthält nicht nur die Genehmigung, sondern auch detaillierte Anweisungen für die Durchführung der Änderung sowie Zeitpläne und andere wichtige Informationen. Ein einzelner Auftrag kann sich auf einen oder mehrere Änderungsanträge beziehen oder ohne Bezug auf einen Änderungsantrag ausgestellt werden, je nach den von den Systemadministratoren festgelegten Berechtigungen.

Was sind die Schritte eines technischen Änderungsprozesses?

Es gibt mehrere allgemein anerkannte, logisch aufeinander aufbauende Schritte im allgemeinen Änderungsprozess. Beachten Sie, dass die folgenden untergeordneten Prozessphasen jeweils entsprechende Phasen der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung umfassen.

1. Problembericht

Wenn ein Problem erkannt wird, das möglicherweise Änderungen erfordert, werden die Symptome, die das Problem definieren, aufgezeichnet. Diese können von jedem Beteiligten identifiziert werden: einem internen Team, einem Kunden oder sogar einem Endnutzer. Auch wenn es sich nicht um ein technisches Problem handelt, können sich Verbesserungsmöglichkeiten ergeben, die zur weiteren Prüfung dokumentiert werden.

2. Antrag auf technische Änderungen

Ein Änderungsantrag (Engineering Change Request oder ECR) geht der oben beschriebenen ECN voraus und ist das Dokument, mit dem die betroffene Partei die Berücksichtigung einer Änderung beantragt. Auf diese Weise wird der Änderungsmanagementprozess eingeleitet. Das Unternehmen (oder die potenziell betroffenen Abteilungen) können dann prüfen und gemeinsam entscheiden, ob sie zum nächsten Schritt, der ECN, übergehen wollen.

3. Mitteilung über technische Änderungen

Wie bereits erwähnt, entsteht eine Änderungsmitteilung oder ECN aus dem ECR-Bewertungsprozess, wenn alle Parteien der Änderung zustimmen. Sie informiert die Organisation formell über eine vorgeschlagene Änderung, dokumentiert detailliert die Gründe für die Änderung und kann den erwarteten Nutzen, einschließlich des Nutzens für die Endnutzer und der Geschäftsergebnisse, umreißen - kurz gesagt, was mit der Durchführung der Änderung verbunden ist und warum es sich lohnt, sie umzusetzen. Mit der Ausstellung einer ECN ist die geplante Änderung in eine formellere Phase der Prüfung und Analyse übergegangen.

4. Aufgaben ändern

Im Anschluss an das ECN und ergänzend dazu folgt die Phase der "Änderungsaufgaben". Sie umfasst eine Reihe spezifischer Maßnahmen, die für die effektive Durchführung der vorgeschlagenen Änderung erforderlich sind. Unabhängig davon, ob sie formell oder informell (je nach Organisation) verwendet werden, werden die Änderungsaufgaben spezifisch auf die Rollen oder Teams - die "Eigentümer" - aufgeteilt, die sie ausführen müssen, um die vorgeschlagene Änderung zu realisieren. Durch eine möglichst klare und diskrete Zuweisung von Erwartungen und Verantwortlichkeiten tragen Änderungsaufgaben dazu bei, dass der Änderungsprozess insgesamt überschaubarer, messbarer, verantwortlicher und nachvollziehbarer wird.

5. Finale Freigabe

Nach gründlicher Prüfung aller Elemente der ECN und der "Änderungsaufgaben" kann ein ECO ausgestellt werden, der die disziplinübergreifende Zustimmung zu der Änderung angibt. Darin werden alle zu ändernden Teile, Komponenten, Baugruppen, Prozesse und die zugehörige Dokumentation sowie unterstützende Unterlagen wie aktualisierte CAD-Dateien oder Arbeitsanweisungen für die Fertigung (MWI) detailliert aufgeführt.

Schließlich wird der ECO zur endgültigen Genehmigung weitergeleitet, oft durch ein Änderungskontrollgremium, das sich aus allen interessierten internen und externen Beteiligten zusammensetzt. Nach der Genehmigung wird der Änderungsauftrag an die für die Änderung verantwortlichen Personen weitergeleitet, die mit der Ausführung beginnen und dabei den Änderungsauftrag und die zugehörige Dokumentation als Anleitung verwenden.

Die Auswahl der richtigen PLM-Plattform

Letztendlich wird die erfolgreiche Implementierung von Änderungen, die in einem ECN definiert sind, und der Erfolg von Änderungsmanagementprozessen im Allgemeinen weitgehend von der PLM-Plattform bestimmt, auf der die Änderungen verwaltet werden. Die Wahl der richtigen PLM-Plattform unterstützt Änderungen, die ein breites Spektrum an Prozessen abdecken, von einfach bis komplex. Die Funktionen lassen sich leicht auf die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zuschneiden - je nach Produktattributen, Lebenszyklus, Layouts usw. - und ermöglichen die Durchführung von Änderungen über den gesamten Digital Thread hinweg.

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Tags: Produktlebenszyklus-Management (PLM) Windchill Zusammenarbeit bei der technischen Entwicklung Zusammenarbeit im Unternehmen

Der Autor

Jeff Zemsky

Jeff ist der VP für Windchill Digital Thread. Sein Team leitet Navigate, Visualisierung, Windchill UI und Digital Product Traceability. Bevor er zu PTC kam, verbrachte Jeff 16 Jahre mit der Implementierung und dem Einsatz von PLM, CAD und CAE in Industrie-, Hightech- und Konsumgüterunternehmen. 2002 leitete er die erste Windchill PDMLink-Implementierung. Er war aktiv in der PTC/USER-Community tätig, als Vorsitzender des Windchill Solutions Committee und im Vorstand von PTC/USER, wo er dazu beitrug, den Input der Kunden zu bündeln und eine Community zu schaffen, in der sich Menschen für Tools und Prozesse vernetzen konnten. Jeff besuchte das Rensselaer Polytechnic Institute und die Lehigh University.