精通製造變更管理流程

編寫者: Jeff Zemsky
2/8/2024

閱讀時間: 5 分鐘

非連續性製造商必須設計和交付高度具體且可變動的產品組態,並在市場上快速推出產品,而且要不斷重複這個循環。為了適應市場需求和客戶期望帶來的巨大壓力,公司必須精通變更管理流程,以利獲得和保有競爭優勢。

什麼是製造變更管理? 

製造變更管理是在產品設計或製造流程中持續導入變更的系統化方法。有效的變更管理能充分減少業務中斷情形,同時不會對品質或效率造成影響。如果希望快速享有產品或流程創新可能帶來的好處,就需要優先考慮製造變更管理的問題。

變更管理在製造中的重要性

要推動成功的製造行動方案,首先必須仰賴有效的變更管理,以滿足市場需求。「市場」是公司難以直接掌控的生態系統,但比起其他因素,對決策有更深遠的影響。在非連續性製造領域,尤其需要適應不斷變動的需求。如果組織有能力精準判斷並快速利用這些變化,同時不打斷業務的進行,就能維持彈性和回應能力,掌握致勝關鍵。強大的變更管理策略能協助組織有效打造具備「前瞻性」的流程。

其他重要考量使得變更管理更加重要。如果有效進行變更管理,將能提高整體營運效率,進而減少或避免浪費時間、人力和材料。如此也能提高品質標準、改善法規遵循程度並降低業務風險。此外,有效的變更管理還能協助製造商了解、產生及部署創新的流程和技術。

在製造變更管理中,數位化扮演什麼角色? 

如果將製造環境數位化並與大型企業連結,就能即時或近即時擷取和分析大量資訊,並根據所獲得的資料做出高品質的決策。預測分析尤其能協助團隊事先了解考慮進行的變更會產生哪些影響或衝擊。

數位化也有助於推動變更管理流程的自動化,如此就能比舊方法更正確快速地進行變更。最重要的是,數位化能充分發揮即時跨企業順暢溝通的潛力,協助從設計、工程、採購到企業管理部門的所有相關負責人了解變更對自己負責的領域有哪些影響,並及時採取有效的行動。

製造變更管理流程牽涉到哪些領域? 

製造變更可能來自多個領域。如前文所述,企業可能需要修改產品來滿足不斷變動的市場需求。製造團隊成員可能會在流程進行過程中,發現製造現場有需要注意和解決的問題。此外,若發生材料創新或供應鏈中斷,導致改用其他材料的情形,也可能產生變更。

無論預定變更的原因為何,都必須製作完整的數位說明文件。企業必須擁有適當的說明文件才能有效導入變更,並將資訊回饋給需要資訊的工程等團隊,以便處理目前的管理和未來的規劃作業。這道說明文件製作流程通常是透過兩種標準化文件來啟動和管理:製造變更請求 (MCR) 和製造變更單 (MCO)。

製造變更請求 (MCR) 

MCR 是在發現需要變更的問題時由適當的人員發出,且要求者確信有進行變更的必要性,或進行變更將有機會帶來價值。變更要求可能牽涉到改變製造流程本身,或者改變所用材料或設備。

製造變更單 (MCO)

要求的變更經過充分審核及適當驗證後,就會發出 MCO 以核准進行變更,其中詳列用來定義變更和所需結果的步驟和目標。這個階段會採取行動來導入變更。

提高製造變更管理流程效率的主要考量點

現代製造流程需要持續穩定地運作,因此非常複雜。而變更讓情況更加複雜;變更造成的影響必須在整個企業內順利推動,這包括製造和其他部門。如果想開發和維護最高效率的變更管理流程,最好將一些關鍵因素納入考量。

工程與製造團隊之間密切的協同合作

即使是最先進的技術製造組織,最重要的影響因素也與技術無關,而是與人員相關。工程與製造團隊之間的關係是否緊密,會對任何變更的成功與否,以及能否培養出成功推動變更的文化,產生決定性的影響。

工程師需要花時間待在製造現場、與生產線員工會面、觀察生產線運作情形,以及詢問所看到的問題。這樣做能為工程師的工作帶來兩項好處:讓製造團隊參與設計和工程流程,能產生關於改善設計和製造的實用深入分析。只要整合每個領域的人才,讓他們參與其他團隊的日常工作,就能節省時間和金錢,甚至激發前所未有的創意。

在製造變更流程中打造高效率的溝通模式 

鼓勵不同部門彼此協同合作雖然能帶來大量的好處,但要將這種模式做為主要的互動形式,也並不實際。主管階層應建置強大的系統來促成和鼓勵團隊之間進行開放性對話,努力消除溝通不良的情形,溝通內容涵蓋問題、想法,以及進行中/已完成變更的狀態和成功與否。

縮短製造變更週期

時間就是金錢;製造變更週期越短,上市時程以及獲得收益和投資報酬率的時間也會隨之縮短。按照「傳統」的紙本方式管理變更雖然便宜又簡單,但也存在風險。數位變更管理無疑是縮短週期時間最有效的方法。

穩健的數位變更管理流程能避免部門之間的隔閡或地理界線,造成適當人員無法在必要時,以可用形式取得所需的資訊,而導致無法妥善處理工作。如果解決這些問題,就能充分縮短變更週期,同時提高利潤。

製造變更管理最佳工作模式 

只要在組織內部推動任何製造變更管理行動方案,您就能從一些經實證有效的基礎原則和工作模式中享受到諸多好處。

研擬詳細計畫 

您應該進行全方位的詳細規劃階段,以記錄相關的專案目標、資源、時間和流程。此外,您也應該預期會產生潛在的風險,並評估影響程度。只要經過妥善規劃,就能預防這些風險的發生,提高長期成功機率。

最重大的規劃決策會牽涉到應套用哪些現代技術解決方案;前文所述的數位化也是一項重要決策。規劃者應按照自己的情況考慮運用其他技術,包括物聯網 (IoT)、雲端運算、人工智慧 (AI),甚至機器人 (視製造環境而定)。

與員工溝通 

您應該向規劃團隊以外的所有相關負責人群組諮詢意見。在實務和技術層面,如此能幫助您了解可能忽略的其他重大考量,避免變更管理專案上路後發生沒想到的意外狀況。在組織和個人層面,事先諮詢意見則可讓團隊做好充分準備、設定期望並鼓勵採用。協助各方了解、甚至參與其他人的工作,將有助於培養勇於變更和創新的文化。

總結

市場變動的速度比以前更快,因此要打入這些市場也日益困難。為了維持競爭力、提高收益和利潤,並為客戶打造鮮明的品牌形象,必須將變更管理列為優先事項。只要製造商能順利管理變更,就會因此獲得諸多好處,包括提高彈性、生產力和創新程度,以及掌握並保有企業所仰賴的業務成長和獲利能力。

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Tags: 產品生命週期管理 (PLM) Windchill

關於作者

Jeff Zemsky

Jeff is the VP for Windchill Digital Thread. His team leads Navigate, Visualization, Windchill UI and Digital Product Traceability. Prior to joining PTC, Jeff spent 16 years implementing and using PLM, CAD and CAE at Industrial, High Tech & Consumer Products companies including leading the first Windchill PDMLink implementation in 2002. He was active in the PTC/USER community serving as Chair for the Windchill Solutions committee and on the Board of Directors for PTC/USER helping to bring voice of customer input together and create a community where people could network for tools and processes. Jeff attended Rensselaer Polytechnic Institute and Lehigh University.