什麼是孤立的基礎架構?

編寫者: Jeff Zemsky
2/15/2024

閱讀時間: 6 分鐘

在這個資料導向的年代,企業一直非常渴望在競爭中脫穎而出。然而資料孤島的隔閡有可能阻礙業務的進展,成為協同合作及提升效率時的障礙。

什麼是資料孤島的隔閡?

資料孤島的隔閡意指組織中的不同部門或團隊分別握有獨立的一組資訊,這種情形會阻礙資料在企業內部順暢流通。一般認為資料孤島的隔閡會妨礙決策流程,並使組織的資料無法充分發揮潛力。

為何會產生資料孤島的隔閡?

組織中出現資料孤島的隔閡有幾種原因,其中一項主要因素是組織結構本身:包含無數部門的大型公司發現難以建立容易使用的溝通管道,導致資料孤島的隔閡。公司文化也是造成資料孤島的關鍵;如果部門各自為政,自己想辦法滿足對資料的需求,就會溝通不良、協同合作效率不彰,造成這項問題。某些環境會導致團隊優先著重於達成自己的目標而非組織目標,使問題更加惡化。

孤立基礎架構的形成,部分原因在於軟體應用程式開發的演變。不同部門使用的平台、應用程式和資料並非以彼此搭配運作為目標,例如開發歷史長達數十年的工程用 CAD 解決方案,可能從未考慮提供給服務組織進行零件管理,或讓製造團隊用來提升工廠品質。從產品開發規劃和投資的角度來看,讓這些分散的系統或資料格式互通並沒有明顯的價值。從競爭的角度來看,軟體開發商著重的是直接提供創新特色與功能,不會考慮解決方案能為整個企業的數位轉型做出哪些貢獻。

什麼是孤立的基礎架構?

孤立的基礎架構意指將組織內的不同資料分別進行儲存和管理,往往是因為使用了無法有效互通的多個分散系統、專屬工具、安全性延伸功能和作業系統。孤立基礎架構通常是因為各部門分別採用不同的技術,或由於公司併購及合併而導致;這項問題可能會使企業資料整合成為一大挑戰。過去這些內部部署永久系統的製造商會刻意開發不相容的系統和基礎架構,因為從商業角度來看,要是其他系統能輕鬆剖析和運用自家的資料,對自家公司沒有益處。

但開放格式、產業標準、雲端運算和 SaaS 的崛起,都促成了盡量減少這類不相容情形的趨勢。雖然工業組織經常覺得受限於因內部成長而投資或承襲自併購案的系統,也同意互容操作性與整合式 Digital Thread 有諸多好處,但卻覺得不值得投入預算、資源和時間改變現況。

孤立的基礎架構對商業目標有何影響?

正面影響

雖然一般認為應該避免採用孤立基礎架構,但這種架構有時也能帶來正面影響,例如有些部門可能認為孤立資料有助於進行更深入的分析,以及按照自己的特定需求做出最適當的決策。此外,這種架構也能讓部門更輕鬆地建立不必與其他系統整合的自訂工具和系統。

負面影響

孤立基礎架構的負面效應影響範圍很廣,會妨礙協同合作、抑制創新並造成效率低落的問題,進而阻礙成長。不但決策流程會延遲,組織也會因為缺少全方位的深入分析資訊,而面臨錯過寶貴機會的風險。此外,孤立或不完整的資料集會使主管無法透過可靠的方式存取及整合來自不同部門的資料,進而對策略規劃帶來負面影響。

孤立基礎架構會帶來哪些成本?

與孤立基礎架構相關的成本不只牽涉到財務方面,也會影響企業面對快速變遷的市場環境時,所具備的適應和成長能力。

資料正確度

資料正確度受影響,是與孤立基礎架構相關的其中一項重大成本。如果讓每個部門分別管理自己的資料,很容易就會發生資料不一致和彼此相異的情形。要是仰賴不可靠的資訊做出重大決策,會產生成本高昂的錯誤,波及公司名聲和利潤。

資源浪費

孤立基礎架構經常會出現資料重複的情形。不同部門可能因為執行重複的資料收集和分析流程,而投入不必要的人力,並因此浪費大量資源,使組織錯失實現規模經濟的機會。

資料安全性與法規遵循方面的顧慮

在孤立系統中管理資料,有可能會帶來安全性和法規遵循方面的挑戰。如果因為缺乏透明度和溝通能力,而無法透視各部門是否確實遵守必要的資料保護法規,就會提高違反資料法規及遭到罰款的風險。此外,資料孤島的隔閡也會使溝通過程因未受監管,而產生安全性方面的疑慮。

員工效率不彰

只要團隊合作,就能實現夢想;要是個別部門各自獨立運作,則會影響工作效率。孤立基礎架構使部門難以按照公司目標來訂定部門目標。如果組織無法全方位檢視自己的營運情形,就會在資源分配和專案管理方面遇到問題。

如何擺脫孤立基礎架構

組織可以改變過去採用的孤立基礎架構,充分發揮資料的潛力,以做出更明智的決策並持續推動成長。

支援跨部門溝通

如果想破除資料孤島的隔閡,就必須改變公司文化,改善溝通及協同合作。只要促進跨部門溝通,就能團隊就能了解企業總體目標,以及自己的工作如何協助達成這些目標。定期開會、共享專案和開放的溝通管道,有助於消除造成自掃門前雪心態的障礙。

集中管理資料

集中管理資料對拆解孤立基礎架構很有幫助。只要組織將資料整合到單一存放庫中,就能確保所有相關負責人都能輕鬆存取最新、最正確的資訊。此外,集中管理資料的做法也能讓人全面檢視資料,有助於改善協同合作與決策過程。

淘汰舊有系統

舊有系統採用過時的技術而且整合功能不足,往往是造成孤立基礎架構的原因。若採用更現代化的整合式解決方案,就能大幅改善資料流和資料可存取性。組織可以投資於最新技術,以適應不斷變動的業務需求,維持競爭優勢。

建立資料治理架構

導入強大的資料治理架構,對解決資料孤島的隔閡而言至關重要。恰當定義的治理架構 (可靠的資料擁有權、資料品質標準、法規遵循等) 能提供明確的藍圖,有助於管理整個組織中的資料,並推廣對資料正確性和安全性負責任的態度。

透明的流程

克服孤立基礎架構問題的最佳工具是透明度。定義明確且透明的流程能協助員工了解自己對更廣泛的組織目標有何貢獻。由於透明度有助於培養協同合作與共同責任感的文化,因此能大幅降低產生資訊孤島隔閡的可能性。

脫離孤立基礎架構,擁抱協同合作開發

隨著業界逐漸改用 Digital Thread 與整合式系統來打破資訊孤島的隔閡,IT 和業務部門主管也應該重新考量孤立基礎架構帶來的實際成本和影響。此外,領導階層也應該檢視用於建立 Digital Thread 的企業解決方案,以及哪些技術供應商已採用 SaaS 訂閱模式。簡言之,孤立基礎架構的成本已經增加,因此捨棄孤立基礎架構後能享有的好處比以前更有誘因,促使企業選擇這樣做。

孤立基礎架構可能導致效率不彰、資料正確性受影響,並阻礙協同合作。企業如果想要培養真正協同合作式的產品開發文化,就必須脫離孤立的資料結構。要實現這項轉變,最好的方式是了解協同合作及 Digital Thread 能為組織部門帶來哪些好處,接著精準判斷哪些系統最有助於快速推動轉變,以及能否帶來高投資報酬率。業界最頂尖的企業正是透過產品生命週期管理 (PLM) 解決方案全力推動這項變革,並獲得了極大的成功。

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Tags: 產品生命週期管理 (PLM) Windchill 企業協同合作 工程協同合作

關於作者

Jeff Zemsky

Jeff is the VP for Windchill Digital Thread. His team leads Navigate, Visualization, Windchill UI and Digital Product Traceability. Prior to joining PTC, Jeff spent 16 years implementing and using PLM, CAD and CAE at Industrial, High Tech & Consumer Products companies including leading the first Windchill PDMLink implementation in 2002. He was active in the PTC/USER community serving as Chair for the Windchill Solutions committee and on the Board of Directors for PTC/USER helping to bring voice of customer input together and create a community where people could network for tools and processes. Jeff attended Rensselaer Polytechnic Institute and Lehigh University.