Conseils pour choisir le bon package CAO

L’achat d’un package ou d’une offre groupée CAO est plus avantageux que l’achat d’un produit CAO de base complété par une série d’extensions ou de modules individuels. Mais comment choisir le package adapté à votre entreprise ? Cette question est plus importante que vous ne le pensez. Un choix réfléchi peut rendre votre entreprise plus agile, plus innovante et plus compétitive. À l’inverse, une approche approximative aboutira à un gaspillage d’argent, un déploiement plus lent et la perte d’opportunités.

Voici cinq conseils pour vous aider à choisir le package le mieux adapté à votre entreprise.

Conseil 1. Implémenter des processus, pas des logiciels

La plus grosse erreur commise par les entreprises au moment d’acheter un logiciel de conception et d’ingénierie est d’ignorer son rôle au sens large dans le développement de produits. La CAO n’est pas une activité qui fonctionne en vase clos. Au contraire, elle fait partie d’un processus d’ingénierie qui peut également inclure des offres, des analyses, la gestion des données, des systèmes de fabrication, etc.

Ne vous focalisez pas seulement sur le logiciel de CAO et considérez la situation dans son ensemble. Vous pourrez ainsi identifier les produits et fonctionnalités essentiels les mieux adaptés à votre processus d’ingénierie.

Par exemple, quelle que soit leur taille, les entreprises éprouvent des difficultés de gérer les modèles, les dessins et toutes les versions correspondantes. C’est pourquoi les fonctionnalités PDM devraient faire partie de toute stratégie CAO. Comment allez-vous stocker, consulter et mettre à jour les nouveaux fichiers CAO créés ? Quand aurez-vous besoin d’étendre le système ? Quels sont les risques de remettre à plus tard l’implémentation d’une solution de gestion des données ? Le package CAO envisagé est-il compatible avec votre stratégie générale de PDM ?

Je ne vous demande rien d’impossible. De par mon expérience avec d’autres entreprises, je vous conseille d’avoir une vision sur 24 mois. Essayez de voir comment vous pourriez optimiser votre processus d’ingénierie dans ce délai. Ensuite, achetez le package qui correspond le mieux à cette vision et non celui qui répond à vos besoins immédiats en matière de CAO. En général, cette approche procure aux entreprises des économies substantielles et améliore considérablement la conception de produits.

Conseil 2. Se poser les bonnes questions

La plupart des entreprises abordent l’achat d’un logiciel majeur avec plusieurs critères de sélection à l’esprit. Mais comment choisissez-vous vos critères de sélection ? Ou plutôt, comment savez-vous que vous posez les bonnes questions ? Voici quelques conseils que j’ai pu retirer des installations les plus réussies :

Pour les petites équipes de conception. Demandez aux fournisseurs et aux revendeurs des guides d’achat, des références de clients et des guides de bonnes pratiques. Ces documents incluent souvent des points auxquels vous n’avez pas pensé. Support ? Évolutivité ? Sécurité ? Conversion des fichiers ? Compatibilité avec les versions antérieures ? Il est facile de passer à côté des questions importantes, surtout lorsque vous avez un problème immédiat à résoudre. Ici encore, imaginez l’amélioration du processus d’ingénierie sur 24 mois, de façon à acheter le package qui correspond le mieux à vos plans à moyen terme.

Pour les équipes et projets plus importants. Avec un comité de sélection, vous êtes assuré de cerner pratiquement tous vos besoins. Ce comité peut également se révéler utile plus tard lors de l’adoption. Vous pouvez composer votre comité comme suit :

• Un ou deux décideurs de haut niveau provenant des unités techniques et commerciales affectées.
• Des spécialistes du processus d’ingénierie provenant de tous les services affectés, comme par exemple la conception et la fabrication.
• Des analystes financiers chargés de déterminer le retour sur investissement de chaque package avec l’aide des spécialistes susmentionnés.
• Un spécialiste de l’amélioration des activités commerciales, souvent mis à disposition par les éditeurs de logiciels. Ce consultant devrait avoir une expérience avérée avec des clients présentant des similitudes avec votre entreprise (taille, industrie, besoins). Dans les situations complexes, le spécialiste de l’amélioration des activités commerciales peut vous apporter une aide précieuse au moment de planifier les coûts et le calendrier d’implémentation du logiciel.
• Des spécialistes des systèmes hérités qui connaissent bien les processus d’ingénierie souhaités et qui comprennent les processus actuels et les données techniques à convertir pour le nouveau système et les nouveaux processus.

Conseil 3. Définir clairement les priorités parmi les exigences

Si la définition des priorités dans les exigences est largement intuitive, il existe quelques pièges pour les grands projets et les équipes.

Pour les petites équipes de conception. Classez vos critères de sélection par priorité et mettez-les en correspondance avec les fonctionnalités offertes par chaque package.

Pour les grands projets. La collecte des exigences est hautement chronophage et aboutit à des centaines, voire des milliers, d’exigences. Procédez comme suit :

• Identifiez clairement les processus et fonctions indispensables.
• Pensez aux données d’ingénierie provenant de systèmes hérités et devant être récupérées dans le nouveau logiciel CAO.

Conseils 4. Éliminer les exceptions coûteuses

Lorsque vous ordonnez les exigences par priorité, évitez de passer 80 % de votre temps sur la minuscule proportion de votre activité qui est excessivement complexe ou basée sur une exception.

Un package vous permet d’économiser de l’argent en standardisant les processus et en éliminant les exceptions et besoins uniques. Profitez du temps consacré à la planification et de l’investissement réalisé pour vous débarrasser des exceptions coûteuses et rationaliser les processus chaque fois que possible.

Conseil 5. Comprendre les calendriers d’implémentation

Les éditeurs de logiciels vantent souvent la rapidité avec laquelle leur package peut être implémenté, et ce avec raison. Dans la plupart des secteurs d’activité, le temps c’est de l’argent. Une implémentation est d’autant moins coûteuse qu’elle est rapide.

Évaluez avec soin le déploiement. De nombreuses entreprises ont fait confiance aux estimations de l’éditeur de logiciels et se sont retrouvées face à des surcoûts et des retards sans en connaître les raisons. Voici quelques pistes pour éviter une telle situation :

• Un spécialiste de l’amélioration des activités commerciales (cf. Conseil 2) peut vous aider à planifier vos coûts et calendriers.
• Explorez les nouvelles technologies telles que les logiciels PDM d’installation et de déploiement rapides. Ces solutions constituent un bon choix pour les petites entreprises. Assurez-vous toutefois qu’elles peuvent évoluer avec les besoins de votre entreprise.

Même s’il est impossible à ce stade d’avoir une estimation précise en termes de délai, savoir que l’implémentation de tel package nécessite six mois de plus peut être décisif au moment de choisir l’éditeur.