So erfüllt Schneider Electric mit seinem Produktkatalog die digitalen Kundenanforderungen



Über 80 Jahre lang galt der Produktkatalog von Schneider Electric North America, „The Digest“, bei Kunden als erstklassige Produktressource. Der 1.000 Seiten starke Katalog wurde als Druckdokument entwickelt. 2012 wurden 175.000 Exemplare gedruckt und verteilt, was für Schneider mit erheblichen Kosten verbunden war.

Aufgrund hoher Veröffentlichungskosten sowie des hohen Arbeitsaufwands für die Aktualisierung der Informationen verzögerte sich die Bereitstellung aktueller Kundeninformationen mehrfach. Laut Umfragen bewerteten 87 % der Befragten die Druckausgabe von „The Digest“ mit hervorragend oder sehr gut. Beim Online-PDF waren es hingegen nur 68 %. Das Herunterladen und die Handhabung der Online-PDF-Version von „The Digest“ dauerten zu lange, es gab keine effektive Suchfunktion und die Datei war nicht mit mobilen Geräten kompatibel.

„Die Veröffentlichung alle drei Jahre war kompliziert und teuer. Dabei wurden wir nicht einmal den Bedürfnissen aller Kunden gerecht“, erklärt Kevin Habel, Global Product Manager für die MOTIF-Umgebung bei Schneider Electric.

Umstellung auf XML-Erstellung mit DITA steigert Effizienz

Einige Jahre zuvor hatte Habel erhebliche Einsparungen erzielt, indem er die technische Dokumentation bei Schneider Electric auf MOTIF umstellte. MOTIF basiert auf DITA (Darwin Information Typing Architecture), einer Open-Source-XML-Architektur (eXtensible Markup Language), die Regeln für die Inhaltscodierung definiert, um eine einfache Wiederverwendung in mehreren Dokumenten und Ausgabeformaten zu ermöglichen. MOTIF umfasst mehrere Inhaltserstellungs- und verwaltungstools von PTC, darunter Arbortext Editor, Arbortext IsoDraw, Creo Illustrate und Windchill. In Verbindung mit spezifischen Workflow-Prozessen erleichtert MOTIF das Strukturieren, Entwickeln, Verwalten und Veröffentlichen von Inhalten.

Die Herausforderungen eines digitalen Digests

Angesichts Dutzender von Autoren und Produktbesitzern, die Inhalte zu mehr als 22.000 Teilen und Produkten für eine einzige Veröffentlichung beisteuern, ist es nicht verwunderlich, dass der Digest von Schneider Electric einer der komplexesten Produktkataloge ist, die das Unternehmen veröffentlicht. Das Erstellen und Pflegen eines Dokuments mit über 1.000 Seiten mit Tabellen, detaillierten Illustrationen, einfachen Beschreibungen und anspruchsvollen technischen Inhalten ist eine große Herausforderung. Die Bereitstellung derselben Print- und PDF-Informationen als Responsive HTML5-Design schien nahezu unmöglich. Glücklicherweise hatte Habel bereits eine Umgebung entwickelt, die perfekt für die komplexen Abläufe des Digests geeignet war und mehrere Bereitstellungsformate aus einer einzelnen Quelle erzeugen konnte.

Mitte 2014 begann der für den Digest zuständige Projektmanager Mark Mitchell gemeinsam mit Habel, digitale Digest-Inhalte zur Verfügung zu stellen und damit die Konkurrenz zu überholen. Doch zuerst mussten sich Mitchell und Habel die Unterstützung der Digest-Stakeholder sichern. Auch wenn man sich allgemein einig war, dass der bestehende Veröffentlichungsprozess kompliziert und teuer war, stellte die Umstellung auf die MOTIF-Umgebung für ein solches Prestigeprojekt doch ein erhebliches Risiko dar. Ein Misserfolg würde teure Konsequenzen nach sich ziehen.

„Jeder wünschte sich eine zuverlässigere Vorgehensweise“, so Habel. „Mark Mitchell und ich waren uns einig, dass DITA eine verlässliche Grundlage war. Wir waren sicher, dass alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt waren und der neue Digest bei den Kunden gut ankommen würde.“

Die einjährige Migration vom Framemaker-Autorensystem zur DITA-Struktur umfasste die Zuordnung von Daten, Schulungen in der DITA- und der MOTIF-Umgebung, die Entwicklung einer PDF-Formatvorlage für den Druck sowie eine umfassende Überarbeitung der Produktinformationen.

Zusammenarbeit mit Spezialisten für Inhaltsbereitstellung beschleunigt die Implementierung

Habel und Mitchell holten sich für das Digest-Projekt Unterstützung bei Oberon Technologies. Oberon hatte bereits bei mehreren Unternehmen erfolgreich strukturierte Inhalte für mehrere Kanäle einschließlich Mobile optimiert.

Die Berater von Oberon Technologies empfahlen die Verwendung von Titania Delivery in Verbindung mit PTC Lösungen für die Inhaltserstellung, um den digitalen Veröffentlichungsprozess in der DITA-Umgebung weiter zu vereinfachen. Titania Delivery ist eine cloudbasierte Portallösung zum Veröffentlichen von Dokumenten in mehreren Print- und digitalen Formaten. Über das Portal können Kunden von Schneider Electric auf jedem mit dem Internet verbundenen Gerät Produktinformationen suchen und aufrufen. Zudem wird Verbraucherfeedback erfasst, um den Digest laufend zu verbessern.

Aufgrund der komplexen Tabellen, Grafiken und technischen Inhalte im Digest rechneten Habel und Mitchell für die Digitalisierung mit mehreren Monaten. Doch dank des Know-hows von Oberon Technologies konnte der Digest in gerade einmal 35 Tagen im Responsive-HTML5-Layout online gestellt werden.

„Zunächst war die Vorstellung, den Digest zu digitalisieren, ein Ding der Unmöglichkeit“, so Mitchell. „Es war fantastisch, dass wir alle DITA-Inhalte in nur fünf Wochen transformieren und online bringen konnten.“

Der Digest wird zum lebenden Dokument

In der Regel wird der Digest alle drei Jahre im Druckformat herausgegeben. Der Digest war einfach zu umfangreich, zu komplex und zu teuer, als dass eine häufigere Überarbeitung in Frage kam. Im digitalen Format sind nun Aktualisierungen bei Bedarf praktikabel, bezahlbar und zeitnah möglich.

Da der gesamte Inhalt des Digests im Responsive-HTML5-Format vorliegt, verfügt Schneider nun über eine vollständige, durchgängige Mobile-Lösung für die Bereitstellung dieses beliebten Katalogs. Die Autoren verbesserten ihre Entwicklungs- und Veröffentlichungsprozesse, und der Quellinhalt wurde aus seitenorientierten Dateiformaten in ein themenbasiertes Open-Source-Format migriert. Mithilfe von vorkonfigurierten Veröffentlichungsvorlagen können die Inhaltsersteller einzelne Themen im Handumdrehen und ohne Schwierigkeiten mit der Formatierung aktualisieren. Die Veröffentlichung von Digest-Updates im PDF-Format ist stärker automatisiert als bisher, und die Veröffentlichung im HTML5-Format wird sogar vollständig automatisiert.

 

“Wir können rasch Inhalt hinzufügen und Fehler korrigieren“ so Habel. „Responsive-Inhalte auf mobilen Geräten haben uns einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil verschafft.“”

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 


Jetzt werden digitale Updates für den Digest vierteljährlich veröffentlicht. Das digitale Format erfreut sich bei Kunden wachsender Beliebtheit, da sie mit den integrierten Suchfunktionen Suchfilter anwenden und schnell die benötigten Produkte finden können.

„Unsere Mobile-Lösung erregte großes Aufsehen“, berichtet Mitchell. „Jeder erkannte die Vorteile von DITA-XML und Content-Management für die Erstellung und Veröffentlichung dieses wichtigen Dokuments.“

Das Projekt war so erfolgreich, dass Schneider Electric das Digest-Team 2015 mit einem bedeutenden internationalen Preis auszeichnete. Andere Gruppen von Schneider haben Habel mittlerweile gebeten, sie ebenfalls bei der effizienteren Gestaltung ihrer Veröffentlichungsprojekte zu unterstützen.

"Für uns ist das nur der Anfang“, meint Habel. „Wir haben noch viele weitere Ideen, wie wir durch Digitalisierung unsere Kunden bei Kaufentscheidungen unterstützen und ihnen Produktinformationen zur Verfügung stellen können.“”

– Kevin Habel, global product manager for the MOTIF environment at Schneider Electric.

 

Weitere Informationen: PTC-Lösung für Service- und Ersatzteilinformationen.

Lesen Sie die gesamte Schneider Electric Fallstudie hier (.PDF)


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