Herausforderungen

In verschiedenen F&E-Laboren von Boehringer Ingelheimer dominiert bisher stark die Papierdokumentation. Einen wichtigen ersten Schritt zur Digitalisierung stellte nun die Automatisierung der Prozesse bei der Probenerfassung klinischer Studien dar. Wichtige Ziele waren Effizienzsteigerungen, stärkere Compliance und eine höhere Datenqualität.

Lösungen

  • Boehringer Ingelheim schafft mit ThingWorx und Vuforia Studio die papiergebundene, manuelle Erfassung eingehender Proben bei klinischen Studien ab und digitalisiert seine F&E-Labore. 
  • Die PTC-Lösung überzeugt durch einen umfassenden modularen Ansatz aus einer Hand bei gleichzeitiger Möglichkeit der individuellen Anpassung.
  • Bereits die erste Version zeigt eine deutliche Unterstützung für die Labormitarbeiter vor Ort und reduzierte die zeitintensive Arbeit der Probenerfassung signifikant.
  • Die Skalierbarkeit der ThingWorx Plattform und die produktive Zusammenarbeit mit PTC waren ausschlaggebend für diesen Projekterfolg.
     

Boehringer Ingelheim zählt zu den 20 führenden Unternehmen der Pharmabranche. Es ist seit seiner Gründung im Jahre 1885 im Familienbesitz. Die Forschungsschwerpunkte liegen auf den drei Geschäftsbereichen Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika. Rund 50.000 Mitarbeiter arbeiten weltweit daran, neue innovative Therapien zu entwickeln, die das Leben der Patienten verlängern können. In der Tiergesundheit steht Boehringer Ingelheim für fortschrittliche Prävention.

Die Herausforderung

In Forschungslaboren sind neben robotergestützten Prozessen viele flexible, manuelle Arbeitsschritte unabdingbar. Um diese zu unterstützen und somit die innovativen Kernkompetenzen zu fördern, wollte Boehringer Ingelheim im heterogenen Geräte- und IT-Umfeld seiner Labore Applikationen für verschiedenste mobile Geräte anbieten, sei es von einfachen Webseiten bis hin zu AR-Anwendungen. Damit werden die manuellen Prozesse so unterstützt, dass innovatives und qualitativ hochwertiges Arbeiten durch Digitalisierung effizienter und fehlersicherer möglich ist.

In einem ersten Projekt hat das Pharmaunternehmen an seinem Forschungsstandort in Biberach dazu ein digitales System zur Registrierung eingehender Proben aus klinischen Studien aufgebaut. Mehrere tausend Proben aus einer Studie, die bisher manuell mit Listen abgeglichen werden mussten, können jetzt automatisiert erfasst werden. „Die manuelle Registrierung der eingehenden Proben mit Papiertabellen war sehr arbeitsintensiv und Ressourcen-fressend“, erklärt Oliver Schanz, IT Teamleiter bei Boehringer Ingelheim. „Durch das Abhaken jeder Probe von Hand kommt es immer wieder zu Fehlern, auch aus hygienischer Sicht war dieser Prozess, in dem alle Probenröhrchen händisch erfasst und begutachtet werden, nicht ideal.“

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Das Konzept

Für die Umsetzung der geplanten Digital Sample Registration suchten die Verantwortlichen von Boehringer Ingelheim einen Partner auf Augenhöhe, also ein Unternehmen, das eine gewisse Größe hat und ebenfalls international aufgestellt ist. „Für den weltweiten Rollout der neuen Lösung und kommende Projekte in Asien und USA ist eine persönliche Zusammenarbeit in verschiedenen Ländern sehr zielführend“, so der Automation Architect Christian Späth von Boehringer Ingelheim. „Ein Unternehmen von der Größe von PTC gibt uns Planungssicherheit für längerfristige, globale Projekte.“

Nach einer ersten Grobauswahl wurden drei Anbieter bei Boehringer Ingelheim evaluiert. „An PTC hat uns besonders gefallen, dass alle Bausteine – von der Anbindung verschiedener Systeme und Datenquellen bis hin zur Visualisierung – aus einer Hand angeboten werden, egal ob für Handy, PC oder AR-Brille. PTC deckt das gesamte Spektrum ab. Entscheidend war für uns der modulare Ansatz mit zahlreichen Komponenten, die man nutzen kann, aber nicht muss. Dieses Konzept, verbunden mit vielfältigen Möglichkeiten zur individuellen Anpassung, durch das wir Komponenten selber entwickeln oder komplett programmieren können, hat den Ausschlag für PTC gegeben“, so Oliver Schanz. Außerdem hatte Schanz von Anfang an die AR-Lösung Vuforia von PTC, die er auf einer Konferenz kennen gelernt hatte, fasziniert.

Nach der Evaluierung einiger Use Cases haben die IT-Verantwortlichen von Boehringer Ingelheim gemeinsam mit ihren Business-Kollegen und den Experten von PTC in einem 3-tägigen Kick-Off-Workshop die Anforderungen an die Digital Sample Registration definiert und ein erstes Konzept entwickelt. Es umfasste bereits Applikationen, Prozesse und auch den technischen Aufbau, wie beispielsweise die Anbindung einer Datenbank. Im regelmäßigen Austausch wurde dann innerhalb von rund drei Monaten ein funktionierender Prototyp entwickelt. Dabei setzte Boehringer Ingelheim auf ein agiles Projektmanagement, in dem das Feedback der zukünftigen Anwender aus dem Labor stetig eingearbeitet wurde. Das Ergebnis sind Tablets mit integrierten Laserscanner, mit dem die eingehenden Probenröhrchen automatisiert eingescannt werden. Die Daten werden in das interne LIMS (Labor-Informations-Management-System) übertragen und dort abgeglichen.

Dieser erste Digitalisierungsschritt hin zum papierlosen Labor ist ein Türöffner für viele weitere Prozesse, die wir stufenweise weltweit umsetzen wollen.

Oliver Schanz, IT Teamleiter bei Boehringer Ingelheim

Das Ergebnis

Mit der ersten Version der Digital Sample Registration hat das Labor eine Zeitersparnis bei der Probenerfassung erreicht, die die Mitarbeiter deutlich entlastet. „Wir arbeiten jetzt schneller“, sagt Oliver Schanz. „Außerdem erzielen wir jetzt dank PTC eine höhere Genauigkeit und eine bessere Compliance. Dieser erste Digitalisierungsschritt hin zum papierlosen Labor ist ein Türöffner für viele weitere Prozesse, die wir stufenweise weltweit umsetzen wollen.“ Alle Vorteile der neuen Lösung werden sich erst zeigen, wenn das System flächendeckend im Einsatz ist und umfassend validiert wird. Im Augenblick erhält die Digital Sample Registration viel positives Feedback von den Mitarbeitern.

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„Die Kollegen in den F&E-Laboren freuen sich auf das neue System, das ihnen die Arbeit erleichtert“, sagt Schanz. An PTC hat den beiden Hauptverantwortlichen bei Boehringer Ingelheim insbesondere die hervorragende, sehr produktive Zusammenarbeit auf Augenhöhe gefallen. Durch die zentrale Schnittstelle zwischen Boehringer Ingelheim und dem Customer Success Team von PTC waren die Wege kurz und effizient. „Wir konnten Anforderungen und Probleme immer schnell und kompetent klären und haben das ganze Projekt gemeinsam stetig vorangetrieben“, so Christian Späth abschließend.

Zukünftig ist bei Boehringer Ingelheim der Einsatz der AR-Lösung Vuforia Chalk in unterschiedlichen Unternehmensbereichen geplant, beispielsweise in der Produktion, Wartung, im Labor und für Trainings. Vorab werden noch Fragen der Sicherheit und des Datenschutzes abschließend geklärt. Auch in der anstehenden Version 2.0 der Digital Sample Registration soll AR zum Einsatz kommen. Dann können die Mitarbeiter aus den F&E-Laboren die Anweisungen für Analysen direkt per Tablet aufrufen und über AR-Funktionalitäten einsehen. Neue Arbeitsschritte können direkt dokumentiert werden. Bisherige Ausdrucke auf Papier, handschriftliche Notizen und spätere Eingaben entfallen vollständig. Damit wird ein weiterer wesentlicher Schritt zum digitalen, papierlosen Labor realisiert.