Gestione di attività

La gestione delle attività da parte di un utente dipende dal ruolo ricoperto dell'utente nel progetto e nella specifica attività.

In qualità di project manager, l'utente è l'unico membro del team che può creare attività e assegnare i risultati finali alle attività create. Un project manager può anche configurare le impostazioni che influiscono sulla gestione delle attività durante la creazione del progetto. I project manager assegnano un proprietario a ciascuna attività per gestire l'esecuzione di quell'attività.

In qualità di proprietario dell'attività, l'utente gestisce l'esecuzione dell'attività assegnando le risorse e aggiornando lo status dell'attività. Un proprietario dell'attività è il membro del team che si occupa di assicurare che un'attività venga completata nell'intervallo di tempo necessario.

A una risorsa definita in un'attività il proprietario o il project manager assegna il compito di eseguire l'attività. Quando un progetto viene eseguito in modalità Esecuzione automatica, la risorsa riceve un incarico e può pertanto iniziare a lavorare su un progetto riportando il tempo impiegato per ciascuna attività. Quando un progetto viene eseguito in modalità Esecuzione manuale, non è necessario che la risorsa specifichi il tempo. Questa operazione viene eseguita dal proprietario che specifica il tempo complessivo dell'attività.

Il comportamento delle attività è influenzato dalle seguenti tre impostazioni di configurazione del progetto:

1. Collega i risultati finali alle attività del progetto
2. Registra costo progetto
3. Controllo esecuzione

Per default, nei progetti viene impostata l'opzione Collega i risultati finali alle attività del progetto. Questa impostazione è utile quando un risultato finale viene utilizzato come unico dato di output misurabile di un'attività. Quando questa opzione è impostata, l'attività e il risultato finale sono collegati, in modo che lo status e la data di completamento possano essere automaticamente aggiornati nell'attività se si modificano nel risultato finale e nel risultato finale se si modificano nell'attività. In questo modo non è necessario aggiornare tali campi sia nell'attività che nel risultato finale. Se questa opzione non è impostata nel progetto, è possibile associare più risultati finali a una singola attività, ma la percentuale di completamento deve essere aggiornata separatamente sia nell'attività che nel risultato finale.

Se nel progetto è impostata l'opzione Registra costo progetto, lo status di un'attività viene calcolato in base alla quantità di tempo trascorso sull'attività e dal tempo stimato per completare l'attività. A seconda che il progetto sia eseguito in modalità Esecuzione automatica o Esecuzione manuale, la specifica del tempo viene fornita dal proprietario o dalle risorse.

Se un progetto viene eseguito in modalità Esecuzione automatica, le risorse assegnate a un'attività sono maggiormente responsabili della specifica delle informazioni relative allo status. In modalità Esecuzione automatica, le risorse definite nell'attività ricevono un incarico quando l'attività viene iniziata. Ogni risorsa quindi specifica il tempo trascorso sull'attività, e il valore indicato viene utilizzato per calcolare lo status generale. In modalità Esecuzione manuale, il proprietario dell'attività è responsabile per la specifica del tempo trascorso o dello status generale per l'attività.

Nella sezione successiva verrà illustrato come controllare le impostazioni di configurazione per un progetto.