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A présent que vous connaissez le processus du routage d'officialisation ainsi que les rôles qui y sont impliqués, vous pouvez créer un routage.
- Tout d'abord, sélectionnez le document qui doit subir le routage.
- Pour définir le type de routage, dans la page Etape 1. Sélectionner le routage, sélectionnez l'option de Routage d'officialisation.
- Dans la page Définir la liste de distribution, cochez les cases correspondant au(x) rôle(s) de chacun des participants que vous souhaitez impliquer dans le processus. Vous pouvez spécifier le rôle de chaque participant : Validateur, Approbateur ou Observateur. Au besoin, vous pouvez définir plusieurs rôles pour chaque participant actif du projet.
Page Définir la liste de distribution |
- Cliquez sur Suivant afin d'afficher la page Instructions de l'assistant. Saisissez toutes les instructions que vous souhaitez transmettre aux participants.
- Après avoir défini la liste de distribution et spécifié les instructions, cliquez sur OK pour exécuter le processus de routage. Cette manipulation envoie automatiquement des activités du processus aux intervenants et modifie le cycle de vie du fichier : il passe du statut En cours au statut En cours de validation.
Les validateurs et les approbateurs reçoivent simultanément des courriers électroniques les informant qu'ils ont été choisis pour approuver et valider un fichier. En cliquant sur le lien inclus dans le courrier électronique, ils accèdent à la page Tâches du projet qu'ils doivent traiter.
Vous venez de créer un routage d'officialisation. Apprenons maintenant à surveiller le statut du routage. |
