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Le principal formulaire de modification utilisé pour l'implémentation est l'avis de modification (ECN). L'objectif de l'avis de modification est d'établir un plan de travail pour mettre en oeuvre la demande de modification qui a été approuvée. L'avis de modification dispose d'un poste pour chaque article et chaque document modifié affecté aux auteurs de données spécifiques pour être traités. Par exemple, un document de type dessin sera affecté à un concepteur. Le résultat de chaque poste est également vérifié par un utilisateur, ou consommateur, de cette information. Par exemple, l'auteur d'un dessin est un concepteur et l'utilisateur un ingénieur de fabrication.
L'Administrateur de modification II (CAII) crée l'avis de modification ainsi que la table d'articles et de documents à modifier pour mettre en oeuvre la demande de modification. Le processus de planification comprend l'affectation de personnes à chaque modification de données requise. L'Administrateur de modification II doit parfois déléguer des activités de planification à une autre ressource technique, mais il reste responsable de l'ensemble du plan. Il lui incombe également de définir l'effectivité pour chaque version nouvelle ou révisée de l'article. Une fois le plan terminé (pour une modification complexe), il est envoyé au conseil d'implémentation des modifications (CIB) pour approbation avant de procéder à sa mise en oeuvre. Si le conseil considère que ce plan est incomplet ou qu'il manque de précision, il peut le renvoyer à l'Administrateur de modification II pour que celui-ci approfondisse la planification. Le package Demande de modification/Avis de modification peut également être renvoyé à l'Administrateur de modification I pour une révision de la demande de modification si les détails concernant le plan d'implémentation provoquent une augmentation du coût ou de l'impact des modifications. La création d'un avis de modification et les activités de planification de l'implémentation se font dans la section en surbrillance du processus de modification représenté ci-dessous.
Processus de modification CMII en boucle fermée -- Création et implémentation d'un avis de modification |
L'Administrateur de modification II est le président du conseil d'implémentation des modifications. Il doit planifier les réunions, déterminer l'ordre du jour et diriger la révision. Le conseil d'implémentation des modifications est une équipe interfonctionnelle de personnes habilitées à réviser l'avis de modification et à déterminer si le plan est complet. Les avis peuvent être rejetés, approuvés ou renvoyés à l'Administrateur de modification II pour un approfondissement de la planification. Si l'avis doit être repris, il conserve l'état En cours de validation jusqu'à ce qu'il retourne au conseil d'implémentation des modifications. Si l'avis est accepté, il passe en phase d'exécution. L'avis peut être rejeté si, pour une raison quelconque, la société décide de ne pas procéder à la modification. Si l'avis est rejeté, il prend l'état Annulé. La demande de modification et les rapports de problèmes prennent également l'état Résolu.
L'étape du processus de mise en oeuvre des modifications illustrée dans le diagramme est effectuée par des auteurs et des validateurs individuels affectés à une tâche d'implémentation dans l'avis de modification. L'auteur met à jour le document en effectuant les modifications nécessaires en fonction des instructions contenues dans l'avis de modification. Le validateur valide ces modifications de façon à ce qu'elles soient claires, concises et valides. Si les modifications ne sont pas acceptables, elles sont réacheminées vers le responsable de l'implémentation pour une mise à jour. Si elles sont acceptées, l'utilisateur approuve la modification et attend l'audit de l'avis de modification. Au cours de cette séquence d'actions, les données modifiables conservent l'état En cours. |
